Übersicht aller Workflow-Trigger und Events im Tool
Diese Übersicht zeigt, welche Workflows in unserem Tool ausgelöst werden können, welche Trigger verfügbar sind und welche beispielhaften Aktionen (Tasks oder Benachrichtigungen) darauf folgen können.
Bereich: Mitarbeiter
| Trigger | Beispielhaftes Event |
| Vertragsbeginn | Task an HR: „Onboarding starten“ |
| Vertragsende | Benachrichtigung an Führungskraft: „Vertrag prüfen / verlängern“ |
| Ende der Probezeit | Task: „Probezeitgespräch durchführen“ |
| Geburtstag | Benachrichtigung an Team: „Geburtstag von Mitarbeiter“ |
| Firmenjubiläum | Benachrichtigung an Führungskraft: „Jubiläum feiern / Geschenk planen“ |
| Zum System hinzugefügt | Task an IT/HR: „Zugangsdaten bereitstellen“ |
| Änderung des Mitarbeitertyps | Benachrichtigung an Payroll: „Wöchentliche Arbeitszeit prüfen“ |
| Laufzeit eines Dokuments abgelaufen | Task an Mitarbeiter: „Dokument erneuern“ |
| Anfrage zur Befreiung von der Rentenversicherung aktiviert | Task an Werkstudent: „Befreiungsantrag hochladen“ |
Bereich: Urlaub / Abwesenheit
| Trigger | Beispielhaftes Event |
| Anfrage geschickt | Task an Führungskraft: „Urlaubsantrag prüfen“ |
| Erinnerung zur Abgabe | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Urlaubsantrag noch einreichen“ |
| Anfrage aktualisiert | Task: „Geänderten Antrag prüfen“ |
| Stornierungsanfrage | Task an HR / Führungskraft: „Urlaub stornieren bestätigen“ |
| Anfrage für x Tage | Benachrichtigung an Führungskraft: „Kurze Abwesenheit prüfen“ |
| Anfrage für länger als x Tage krank | Task an HR: „Langzeitkrankmeldung bearbeiten“ |
| Beginn der Abwesenheit | Benachrichtigung an Team: „Mitarbeiter abwesend“ |
| Ende der Abwesenheit | Benachrichtigung an Team: „Mitarbeiter zurück im Dienst“ |
| Fehlendes Dokument | Task an Mitarbeiter: „Dokument einreichen“ |
| Dokument hochladen | Benachrichtigung an HR: „Dokument hochgeladen – prüfen“ |
| Antrag genehmigt | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Urlaub genehmigt“ |
| Antrag abgelehnt | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Urlaub abgelehnt“ |
| Neuer Kommentar | Benachrichtigung an Führungskraft: „Kommentar prüfen“ |
| Abwesenheitsbudget abgelaufen | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Ihr Urlaubsbudget läuft in 30 Tagen ab“ |
Bereich: Lohn- und Gehaltsabrechnung
| Trigger | Beispielhaftes Event |
| Fälligkeit Gehaltsfreigabe | Benachrichtigung an Payroll: „Gehaltsfreigabe prüfen“ |
| Variabler Vergütungsbestandteil wurde hinzugefügt | Benachrichtigung an Payroll: „Neuer Bonus / Zulage prüfen“ |
| Abrechnung wurde freigegeben | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Gehaltsabrechnung verfügbar“ |
| Datum der Lohnzahlung | Benachrichtigung an Buchhaltung: „Gehalt überwiesen“ |
| Zahltag der Lohnsteuer | Benachrichtigung an Buchhaltung: „Lohnsteuer abführen“ |
| Zahltag der Sozialversicherungsbeträge | Benachrichtigung an Buchhaltung: „Sozialversicherung überweisen“ |
Bereich: Auslagen und Pauschalen
| Trigger | Beispielhaftes Event |
| Anfrage geschickt | Task an Führungskraft / HR: „Auslagenantrag prüfen“ |
| Anfrage für Betrag über x Euro gesendet | Benachrichtigung an Vorgesetzte: „Hoher Betrag – Genehmigung erforderlich“ |
| Erinnerung zur Abgabe | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Auslagenantrag noch einreichen“ |
| Antrag genehmigt | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Auslagenantrag genehmigt“ |
| Antrag abgelehnt | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Auslagenantrag abgelehnt“ |
Bereich: Zeiterfassung
| Trigger | Beispielhaftes Event |
| Anfrage aktualisiert | Task an Führungskraft / HR: „Zeiterfassung prüfen“ |
| Erinnerung zur Abgabe | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Zeiterfassung noch eintragen“ |
| Zeitlimit ist überschritten | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Zeiterfassung überschritten – prüfen“ |
| Zeitlimit pro Ziel ist überschritten | Benachrichtigung an Projektleiter: „Zielzeit überschritten“ |
| Vor der Kernarbeitszeit gearbeitet | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Frühzeitige Arbeitszeit registriert“ |
| Nach der Kernarbeitszeit beendet | Benachrichtigung an Führungskraft / Mitarbeiter: „Arbeitszeit hat die Kernarbeitszeit überschritten“ |
| Import fehlgeschlagen | Benachrichtigung an HR: „Import von Zeiterfassungsdaten fehlgeschlagen“ |
| Import abgeschlossen | Benachrichtigung an HR: „Import erfolgreich abgeschlossen“ |
| Export fehlgeschlagen | Benachrichtigung an IT / HR: „Export von Zeiterfassungsdaten fehlgeschlagen“ |
| Export abgeschlossen | Benachrichtigung an HR: „Export erfolgreich abgeschlossen“ |
Bereich: Datenüberprüfung
| Trigger | Beispielhaftes Event |
| Dokument hochgeladen | Task an HR: „Dokument prüfen“ |
| Mitarbeiterdaten aktualisiert | Benachrichtigung an HR: „Mitarbeiterdaten geändert“ |
| Unternehmensdaten aktualisiert | Benachrichtigung an Lohnbüro: „Unternehmensdaten aktualisiert“ |
| Upload über Berichtsdokumente | Benachrichtigung an Mitarbeiter: „Neue Dokumente verfügbar“ |
| Upload über Exchange Ordner | Benachrichtigung an Lohnbüro: „Neue Dokumente verfügbar“ |
Bereich: Merkmale des Unternehmens
| Trigger | Beispielhaftes Event |
| Betriebsferien erstellt | Benachrichtigung an alle Mitarbeiter: „Neue Betriebsferien eingetragen“ |
| Betriebsferien aktualisiert | Benachrichtigung an alle Mitarbeiter: „Betriebsferien geändert – bitte beachten“ |
| Betriebsferien gestrichen | Benachrichtigung an alle Mitarbeiter: „Betriebsferien gestrichen – bitte beachten“ |