In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie für einen Mitarbeiter Belege zur Erstattung einreichen können.
Schritt 1:
Loggen Sie sich in das HR-Tool ein.
Schritt 2:
Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Auslagen" und dann auf "Auslagen".
3. Schritt:
Klicken Sie im Bereich "Belege" > "Neue Belege" auf "⬆️Hochladen" und wählen Sie das Dokument aus, welches Sie hochladen möchten. Das hochgeladene Dokument erscheint nur in der Auflistung Ihrer "Neuen Belege".
4. Schritt:
Klicken Sie dann in der Übersicht in der zuvor erstellten Zeile auf das ✏️-Icon.
5. Schritt:
Tragen Sie nun folgendes ein:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Mitarbeiter für den Sie den Beleg hochladen
- Kostenkategorie
- Betrag inkl. Mehrwertsteuer
- Mehrwertsteuer
- Kostenstelle (optional)
- Kostenträger (optional)
- Kommentar (optional)
6. Schritt:
Wenn sich auf dem Beleg mehrere Positionen befinden, die sich z.B. unterschiedlichen Kostenkategorien oder Steuersätzen zuweisen lassen, dann können Sie die einzelnen Positionen des Belegs optional über "+ Hinzufügen" aufteilen.
7. Schritt:
Klicken Sie dann auf "Speichern". Der Beleg ist nun hochgeladen und gespeichert, jedoch noch nicht eingereicht.
8. Schritt:
Wählen Sie in der Übersicht die Zeilen der Belege aus, die Sie einreichen möchten. Dies tun Sie, indem Sie diese Zeilen links mit einem Häkchen markieren.
Klicken Sie dann oben rechts auf "Einreichen".
9. Schritt:
Sie sehen nun eine Übersicht mit allen Details der eingereichten Auslage. Sie können diese prüfen und optional über "+ Hinzufügen" eine Vorauszahlung hinzufügen.
Klicken Sie nun auf "Einreichen".
10. Schritt:
Im Bereich "Unverarbeitet" sehen alle von Ihnen oder von den Mitarbeitern eingereichten Belege.
Mit Klick auf das grüne Häckchen ✅ in der entsprechenden Zeile genehmigen Sie die Auszahlung der Auslage.
Mit Klick auf das rote X-Symbol ❌ in der entsprechenden Zeile lehnen Sie die Auszahlung der Auslage ab. Der Mitarbeiter kann diese nun selber noch einmal bearbeiten.
Mit Klick auf das Stift-Symbol ✏️ in der entsprechenden Zeile können Sie die Details des Belegs noch einmal bearbeiten.