Wie kann ich eine Willkommensmail an neue Mitarbeiter einstellen?
Hier zeigen wir, wie eine erste Willkommensmail an einen Mitarbeiter versandt werden kann.
1. Schritt:
Loggen Sie sich in das HR-Tool ein.
2. Schritt:
Im linken Menü den Bereich „Workflows“ auswählen und anschließend auf „Einstellungen“ klicken.
3. Schritt:
Auf „Hinzufügen“ klicken und einen Namen für den neuen Workflow vergeben, beispielsweise „Willkommensmail“.
4. Schritt:
Im Feld „Bereich“ aus der Dropdown-Liste den Eintrag „Mitarbeiter“ auswählen.
5. Schritt:
Unter „Auslösendes Ereignis“ den Eintrag „Zum System hinzugefügt“ auswählen. Dadurch wird die Willkommensmail automatisch ausgelöst, sobald ein neuer Mitarbeiter im System angelegt wird.
6. Schritt:
Im unteren Bereich unter „Benachrichtigungen“ auf „Hinzufügen“ klicken.
Anschließend können folgende Inhalte individuell angepasst werden:
- Titel
- Betreff
- Nachrichtentext
Für die automatische Personalisierung der Nachricht stehen Platzhalter (Makros) zur Verfügung. Diese befinden sich unterhalb des Textfeldes über das Informationssymbol.
Tipp:
Die Option „An inaktive Mitarbeiter senden“ aktivieren, wenn die Willkommensmail auch an Mitarbeiter versendet werden soll, die bereits im System angelegt wurden, aber noch keinen aktiven Vertrag besitzen.
7. Schritt:
Zunächst das Fenster der Benachrichtigung speichern und anschließend den gesamten Workflow sichern. Die Willkommensmail wird nun automatisch gemäß den hinterlegten Einstellungen versendet.